תל אביב מלאה באנשים שמגישים מסמכים לחו״ל: עולים שצריכים את המסמכים שלהם במדינת המוצא, סטודנטים שנרשמים לאוניברסיטה באירופה, זוגות שמתחתנים בקפריסין, משפחות שמטפלות בירושה, ועובדי הייטק שעוברים לסניף בחו״ל. כמעט בכל המקרים האלה תופיע המילה “אפוסטיל”.
מה זה אפוסטיל?
אפוסטיל הוא אישור שקובע שהחתימה והחותמת על מסמך ישראלי אמיתיות. הוא נקבע באמנת האג מ-1961, ובמדינות החברות באמנה הוא מחליף את האימות הקונסולרי הישן – כבר אין צורך לעבור דרך השגרירות. האפוסטיל לא מאשר את תוכן המסמך, רק את מקורו. במדינה שאינה חברה באמנה ייתכן שיידרש אימות קונסולרי, וזה צריך להיבדק מול הנציגות.
משרד החוץ או בית משפט השלום?
זו השאלה החשובה ביותר, והתשובה תלויה בסוג המסמך:
- מסמך ציבורי מקורי – תעודת לידה, נישואין, גירושין או פטירה, תעודת יושר, תעודות ממשרדי ממשלה – מקבל אפוסטיל במשרד החוץ.
- מסמך נוטריוני – תרגום נוטריוני, העתק נאמן, אימות חתימה על ייפוי כוח או תצהיר – מקבל אפוסטיל בבית משפט השלום.
לגבי תעודות נישואין וגירושין מהרבנות או מבתי הדין, משרד החוץ דורש תחילה חתימה של מורשה חתימה על התעודה, ורק אחריה אפוסטיל.
סדר הפעולות הנכון
- מבררים עם הגוף בחו״ל מה בדיוק נדרש: מסמך מקורי, העתק או תרגום, ובאיזו שפה.
- מוציאים אפוסטיל על המסמך המקורי, אם הוא מסמך ציבורי.
- מתרגמים אצל נוטריון – כולל את חותמת האפוסטיל.
- מוציאים אפוסטיל נוסף על התרגום הנוטריוני, אם המדינה דורשת.
מי שהופך את הסדר – מתרגם קודם ומאמת אחר כך – עלול לגלות שהתרגום לא כולל את האפוסטיל ושהוא צריך לחזור על חלק מהעבודה.
מה מביאים לנוטריון?
- תעודה מזהה מקורית בתוקף לכל מי שחותם.
- המסמכים המקוריים, עם אפוסטיל אם כבר הונפק.
- ההנחיות בכתב מהגוף בחו״ל ואיות השמות כפי שמופיע בדרכון.
שכר נוטריון בישראל קבוע בתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), התשל״ט-1978; את האגרות העדכניות לאפוסטיל אפשר למצוא באתר gov.il.
הסבר מורחב, כולל דוגמאות לפי מדינות, מופיע בעמוד של נוטריון אפוסטילים בתל אביב באתר המשרד.
טעויות נפוצות
- תרגום לפני אפוסטיל – התרגום לא כולל את חותמת האפוסטיל, והגוף בחו״ל דוחה אותו.
- צילום במקום מקור – משרד החוץ מאמת חתימה על מסמך מקורי, לא על צילום.
- שפה לא נכונה – חלק מהמדינות מקבלות אנגלית, אחרות דורשות את השפה המקומית.
- מסמך ישן מדי – תעודת יושר או אישור מצב אישי שהונפקו מזמן עלולים שלא להתקבל.
בירור מוקדם של ארבע הנקודות האלה חוסך את רוב החזרות לתור. כשיש כמה מסמכים לאותה מדינה, כדאי לרכז אותם יחד ולטפל בכולם באותו סבב – גם בתרגום וגם באפוסטיל.
שאלות נפוצות
האם אפשר לשלוח מישהו אחר לחתום במקומי? לא. אימות חתימה מחייב התייצבות אישית של החותם בפני הנוטריון, עם תעודה מזהה מקורית. מי שנמצא בחו״ל יכול לחתום בפני נוטריון או קונסול במקום מגוריו, לפי דרישות הגוף בהמדינה הזרה.
האם צילום של מסמך מספיק? לתרגום נוטריוני ולהעתק נאמן למקור צריך להציג את המסמך המקורי. הנוטריון משווה בין המקור לתרגום או להעתק, ורק אז מאשר.
כמה זמן המסמך בתוקף? אישור נוטריוני עצמו אינו “פג”, אבל גופים רבים בהמדינה הזרה מבקשים מסמכים שהונפקו לאחרונה – למשל תעודת יושר או אישור מצב אישי. כדאי לשאול מראש איזה גיל מסמך מתקבל, ולתזמן את ההנפקה בהתאם.
מה אם השם שלי מאוית אחרת במסמכים שונים? אפשר להוסיף הצהרה מאומתת בפני נוטריון שמסבירה שמדובר באותו אדם, ולצרף אותה לתיק לפני האפוסטיל.
פרטי המשרד
משרד עו״ד ונוטריון רחל שחר פועל מאז 2004. כתובות: יצחק גרציאני 6, תל אביב, ושמירה אימבר 9, קריית אונו. טלפון: 03-635-9634. מומלץ לתאם פגישה מראש ולשלוח לפני כן צילום של המסמכים ושל ההנחיות שהתקבלו מהגוף בחו״ל.
המידע בכתבה כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי. הדרישות משתנות מגוף לגוף ומעת לעת – יש לבדוק מול הגוף הדורש ומול מקורות רשמיים.