המאמר הבא מיועד הן לבעלי עסקים דיגיטלים והן למי שמתכוון לפתוח אחד.
עסק עצמאי יכול להיות דבר מלהיב ומעורר השראה. יזמים ובעלי עסקים צעירים וגם יותר מנוסים נוטים להתרכז ברעיון המרכזי של העסק וקצת מזניחים את כל היתר. ובכן, ‘כל היתר’ הזה אלו בדיוק הדברים שיעשו או יהרסו את העסק שלכם. ריכזנו כאן מספר כללים להתנהלות פיננסית נכונה של עסקים תוך שימת דגש על עסקים דיגיטלים. מי שישכיל לעבוד לפי הכללים הללו, יוכל, עם הרבה התמדה, נחישות וקצת מזל, לקחת רעיון ממוצע ולעשות ממנו עסק נהדר. מן הצד השני, אי עמידה בכללים האלו תבטיח שאפילו רעיון מבריק לא יתרומם ויהיה רווחי.
בעסקים דיגיטלים לעיתים נראה שהרעיון עצמו יוכל להחזיק את העסק ולכן ישנה נטיה גדולה להזניח כל מיני דברים יותר ‘יבשים’. המאמר הזה נכתב בכדי לעזור לכם לקחת את הרעיון הנפלא שלכם ולהביא אותו לידי עסק מצליח.
ארבעת הנושאים אליעהם נדבר במאמר הם:
- תוכנית עסקית
- חוק ה80/20
- ניהול תזרים מזומנים
- סדר ונהלים
הערה קטנה לפני שנתחיל: אם אחד מהסעיפים הללו נראה לכם משעמם או לא חשוב, הוא כנראה הסעיף שאתם חייבים לקרוא ולשנן.
תוכנית עסקית
רבים וטובים קופצים לעסק חדש מבלי שכתבו תוכנית עסקית מסודרת. התוכנית העסקית היא מסמך שישמש אותנו לאורך כל תקופת הפעילות של העסק. ניתן יהיה לשנות את המסמך בעתיד אבל תמיד נרצה שהוא ילווה אותנו. הרעיון הוא שברגע שגיבשנו את התוכנית העסקית, בעצם התווינו את הדרך של העסק שלנו להצלחה. כל שנותר הוא לעקוב ולבצע את מה שתיכננו. אם במהלך הביצוע נתקלנו בקשיים, ניתן יהיה לחשוב מחדש ולשנות את התוכנית.
מה שקורה לעיתים קרובות הוא שבעלי עסקים שוכחים את התוכנית או שהיא לא היתה מעולם קיימת. זה גורם לקבלת החלטות עסקיות מתוך פרספקטיבה צרה ומכאן לשגיאות עסקיות ממש.
התכנית העסקית מנתחת את כל רכיבי העסק השונים ומגדירה את ההתנהלות בכל אחד מהם:
- שירות או מוצר – הגדרה טובה בסעיף הזה תעזור לנו לא להתפתות ולהתפזר בהמשך. בעסקים דיגיטלים, כמו קידום אתרים או בניית אתרים, יש פיתוי מתמיד להיכנס לעוד נישות או להסתער על עוד תחומים. אין מניעה לעשות דבר כזה אבל צריך תמיד לבדוק מה המשמעות של זה לאור התוכנית העסקית
- השוק – מחקר שוק והגדרה טובה של הסביבה בה העסק שלנו יפעל הם קריטים להצלחה. בעסק דיגיטלי ניתן לשנות כיוון בכמה לחיצות כפתור. הקלות הזו שבה מבצעים את השינוי, היא זו שדורשת מאיתנו לשמור על התכנית הראשונית.
- שיווק ומכירות – כאן אנחנו מגדירים איך ולמי נמכור וכמה מוצרים/ שירותים/ מנויים/ כל יחידת מניה אחרת נמכור.
- תחזית – חשוב להתעקש ולנסות לייצר את התחזית הפיננסית הטובה ביותר שניתן. בתחזית כזו אנחנו משתמשים בנתונים קונסרבטיבים, כלומר שומרים על ההערכה המחמירה יותר. אם העסק נראה רווחי בתחזית פיננסית מחמירה, הוא כמובן יהיה רווחי גם בנתונים יותר מייטיבים.
- נכסי העסק – כאן אנחנו מעריכים את מה שקיים אצלנו בעסק ומה שנצטרך להשיג בשביל להשיג את היעדים לעיל. זה המקום לדבר על נכסים אינטרנטים, מצבת עובדים והון התחלתי דרוש.
חוק ה80 / 20
חוק ה80 / 20 הידוע גם כחוק פרטו אומר בגדול משהו כזה: 20 אחוז מפעילות מייצרת 80 אחוז מהתוצאות. בגדול מה שזה אומר שכמה גורמים גדולים מייצרים את רוב התופעה ולכל היתר שהם הרוב יש השפעה זניחה. מי שישכיל לראות את הדברים בעסק שלו ירוויח בענק.
לקוחות – 20 אחוז מהלקוחות מביאים 80 אחוז מההכנסה. יכול להיות שהמספרים לא יהיו בדיוק אלו אבל העיקרון כנראה יתקיים. נסו לאתר את מעט הלקוחות שמביאים את רוב ההכנסה. נסו לנתח מיהם אותם לקוחות והתמקדו בשני דברים: שימור אותם לקוחות ומציאת לקוחות נוספים שדומים להם. על התהליך הזה ניתן כמובן לחזור עוד ועוד כאשר בכל שלב אנחנו נהיים יותר ויותר רווחיים. זה לא יהיה קל לבצע כמו שזה קל לכתוב. הרעיון הוא שיש לכם כמה לקוחות מעולים בעסק – אתרו מיהם, שימרו עליהם ושיברו את הראש בכדי להביא עוד כמוהם.
תקלות – גם תקלות מתיישרות לפי חוק פרטו. רוב הבעיות שלכם בעסק מגיעות מכמה גורמים מצומצמים. איתור של אותם גורמים וטיפול בהם יביא לשיפור משמעותי במינימום השקעה. הגישה הזו תעזור לכם לנתב את הזמן והכסף שלכם בכדי לפתור קודם את הבעיות האקוטיות. לאחר שפתרתם אותן, תמהיל הבעיות ישתנה אבל גם הוא כנראה יתחלק בצורה של 20 / 80 או דומה לזה.
ניהול תזרים מזומנים
נתחיל מהמסר הכי חשוב: עסק יכול להיות רווחי ועדיין לפשוט רגל בגלל ניהול תזרים מזומנים לקוי. לא לחינם בחברות גדולות יש CFO שהוא לעיתים השני למנכ”ל. עסק הוא מכלול של תהליכים שהם קצת יותר מורכבים מסתם ‘לקנות בזול למכור ביוקר’. להלן כמה דוגמאות שלדגשים ו’מוקשים’ שכדאי להזהר מהם בכל הנוגע לתזרים מזומנים:
- ניהול נכון של מחזורי התשלום בחודש – במהלך החודש יש מועדים קבועים של תשלומים גדולים אליהם יש להיערך. ה15 לחודש (כל חודשיים לעוסק מורש וחברות עד מחזור מסוים) הוא מועד תשלום המע”מ; ה10 לחודש הוא המועד האחרון למשכורות; תשלומים דחויים לספקים לעיתים קרובות יורדים בסוף החודש. אלו רק כמה סוגי הוצאות. הרעיון הוא שצריך לתזמן את התקבולים כך שיתאימו להוצאות. אם אנחנו זקוקים לאשראי זמני להוצאה מסוימת, זה בסדר כל עוד זה מתוכנן מראש.
- עסקים רבים נכנסים לתסבוכות תזרימיות בגלל תשלומים דחויים של לקוחות או כל מיני החזרים שונים. בעסקים דיגיטלים ישנה לעיתים רבות תופעה של הרבה החזרות. זה דורש הערכות גם במישור התזרימי. מתוך סך ההכנסות שלכם, אחוז מסויים איננו באמת ‘שלכם’. זהו כסף שתאלצו להחזיר אולי בגין החזרה או ביטול שירות. אל תתנו לזה להשאיר אתכם לא נזילים.
- פחת והשקעות – זכרו שהפחת שיורד לכם אפילו בגין אתר אינטרנט שרכשתם הוא הוצאה לכל דבר. כל נכס שרכשתם ידרוש החלפה/ תיקון או שידרוג ביום מן הימים. אל תגיעו לרגע האחרון בו תצטרכו לבצע השקעה משמעותית בציוד או נכסים וירטואלים כלשהם ולא תדעו מהיכן להביא את הכסף. למדריך השקעות מעולה של דניאל זריהן היכנסו לאן.
סדר ונהלים
כאשר עסק מחליט להיות זכיין של רשת גדולה, מה הוא בעצם מקבל ממנה בתמורה? הוא מקבל שלושה דברים עיקריים: מיתוג, תשתית של אספקת מוצרים או שירות, נהלים. כן, נהלים הם דבר מאד חשוב ועסקים מצליחים הם כאלו שפיתחו נהלים טובים שעוזרים להם לשמור על סדר. הסעיף הזה מחזיר אותנו לתכנית העסקית, הנה מדוע. הנהלים עוזרים לנו לשמור על התכנית המקורית. הם מסירים מאיתנו את הצורך להתעסק בכל מקרה לגופו ומאפשרים לנו לצמוח ולהשתפר כעסק. נהלים גם מאפשרים לאנשים רבים כגון עובדים, ספקים ולקוחות, להתממשק עם העסק שלנו בקלות. שימו לב שלא מדובר על שירות מקובע וחסר גמישות. ניתן לתת שירות מעולה ולפתור בעיות ללקוחות ועדיין לעמוד בנהלים כגון נהלי דיווח ואישור פעולות חריגות או נהלים שמגדירים ‘גבולות גזרה’ של אפשרויות.
עסק קטן לעיתים ניצב בפני קושי ליישם נהלים מסודרים. זה עסק שגם ישאר קטן בעתיד. בלי סדר ונהלים לא ניתן לצמוח עם העסק מעל הגודל של בעל העסק ואולי עוד עובד אחד. בעסקים דיגיטלים שמצריכים ניהול של נכסים וירטואלים ואולי הרבה פרילאנסרים, יש חשיבות עוד יותר רבה לסדר ונהלים.