עסקים מסוגים שונים צריכים כולם להתעסק בהנהלת חשבונות, בין אם הדברים נעשים באמצעות מנהלת חשבונות, בין אם בשירות של חברה חיצונית ובין אם באמצעות תוכנות שונות או לבד. אין לזלזל בתחום הנהלת החשבונות שכן התנהלות מקצועית ומסודרת מול רשויות המס יחסכו לעסק היתקלויות מיותרות והוצאות מול הרשויות, כמו גם יסייעו לקבלת ההחלטות בעסק בהתאם למצבו. אחד מאותם דוחות שעסקים צריכים להפיק הוא מאזן בוחן אך במה בדיוק מדובר ואיך מפיקים אותו? וכיצד הוא מסייע לעסק? הכנו עבורך מדריך מקוצר ויעיל.
מהו מאזן בוחן ומתי הוא נחוץ?
מאזן בוחן הוא למעשה גיליון בו מפורטות כל יתרות כרטיסי החשבון בעסק בעמודות חובה וכל יתרות הזכות יהיו בספר החשבונות של העסק. למעשה, הסיכום צריך להיות שווה בין שתי העמודות וחלק זה של הנהלת חשבונות נעשה מפעם לפעם בעת הצורך והוא חיוני ביותר לעסק. מטרת דו”ח מאזן בוחן פשוטה – הוא אמור לאתר טעויות שנעשו כאשר בוצע הרישום החשבונאי בעסק, אין זה אומר שהדו”ח ימצא את כל הטעויות אך הוא בהחלט יכול למצוא את רובן ובעקבות גילוי אותן טעויות ניתן לבחון כיצד יש לבדוק את שאר העמודות לעומק.
מי עושה שימוש במאזן הבוחן?
את הדו”ח בדרך כלל מפיקים בהנהלת החשבונות של העסק, בין אם היא הנהלה פנימית או במיקור חוץ. כשמדובר על עסקים קטנים מאוד, למשל כמו עסקים פטורים או עסקים מורשים קטנים, לעיתים כלל לא יהיה צורך להפיק את הדו”ח, אך בוודאי כאשר מדובר על עסק גדול, חברה או ארגון דו”ח מאזן בוחן אחת לתקופה הוא כלי משמעותי באיתור טעויות. הדו”ח אינו מוגש לרשויות, הוא נועד לתת תמונת מצב פנימית לבעלי העסק, אך אין זה אומר שאין לערוך אותו על פי הכללים החשבונאיים הנהוגים. יש להכין דוח יתרות שמסכם את הפעילות העסקית ולאחר מכן דו”ח תנועה שמפרט את כל יתרות הזכות והחובה עד לעריכת הדו”ח. כמו כן, הדוח יכול להיות גם דו”ח משולב הכולל את כל היתרות והתנועות בפירוט רב.
כיצד מפיקים את הדו”ח?
מי שיכול להפיק מאזן בוחן הם מנהלי חשבונות פנימיים של העסק או החברה, או הנהלת חשבונות שנשכרת עבור ההליך, הכול בהתאם להיקף הצורך בעסק. ניתן גם לעשות שימוש בתוכנה להנהלת חשבונות אשר מפיקה את הדוח באופן עצמאי, מסודר ומדויק ללא בעיה בכל עת. האם הדו”ח עצמו מבטיח את ההתנהלות התקינה של העסק מבחינה חשבונאית? לא. מדובר על רישום לשם ביקורת פנימית של העסק, שמסייע לבחון לעומק ולגלות תהליכים שונים שצריכים להדליק נורה אדומה. כאשר נעשה שימוש בתוכנה מופק דו”ח חובה זכות בכל עת כשהדבר נדרש, ניתן לעשות זאת אחת לחודש, אחת לשנה או בכל עת אחרת.
מה כדאי לדעת לפני שיוצאים לדרך?
כדאי לזכור שלא מדובר על דו”ח חובה אך הוא בהחלט יכול לסייע רבות לעסק ולכן הוא מומלץ ביותר. עם מאזן בוחן נהיה כל הזמן עם היד על הדופק, נתעד ונהיה במעקב אחר העסק ונבחן את הארגון והסדר החשבונאיים כל העת. לסיכום, הפקת מאזן בוחן אחת לתקופה צריכה להיות חלק בלתי נפרד מההתנהלות השוטפת בעסק.